电子邮件如何作为有效证据使用

2017/9/12 20:45:00

作者:何永强 编辑:马思华

      □案情简介

      2015年7月,公司员工黄某以电子邮件形式向公司提出辞职。一个月后,黄某拿了退工单和劳动手册,并在没有办理工作交接的情况下离开公司。谁知,随后黄某就向仲裁委申请仲裁,称自己和公司签订的是无固定期限劳动合同,7月底的时候,公司人事部找他谈过话,说公司要和他协商解除劳动合同,但是始终没有涉及补偿金,所以黄某未同意,但公司最后强行解除了劳动合同,并开具了退工单。现黄某要求公司向其支付违法解除劳动合同的补偿金。

      □争议焦点

      在庭审时,公司向仲裁委提交了黄某于7月份写给公司的辞职电邮,证明黄某自己提出了辞职。但黄某对此表示不认可,认为自己的邮箱是和其他人共用的,有可能是其他同事以他的名义擅自给公司发的辞职信,何况公司无法提供有他签字的辞职信,故无法说明是黄某自己提出辞职的。公司申请对黄某邮箱进行了证据保全。

      本案的焦点在于如何认定黄某电子邮件的效力,继而证明黄某是否主动提出过辞职。

      □裁判结果

      仲裁委认为电子邮件作为电子形式,不像普通的纸质辞职信,电子邮件上并没有黄某本人签字认证,认定公司提出是黄某主动辞职的说法,证据和依据不足,不予采信,裁决公司败诉。

      一审法院认为双方均没有证据证明黄某的离职原因,所以认定是公司提出并由双方协商一致解除合同,由公司支付协商一致解决劳动合同的经济补偿金。

      二审法院认定,黄某确认邮箱属于其本人,公司并不掌握员工个人邮箱的密码,因此对黄某称邮箱“与他人共用”的说法表示不采信,同时通过对邮箱进行公证,确认辞职邮件是由黄某发出,法院认可以电邮形式发送的辞职申请。法院最终判决,驳回黄某所有诉讼请求,公司不负任何法律责任。

      □律师点评

      2013年1月1日实施的修订后的《民诉法》第63条规定,将电子证据作为一种新型的证据类型纳入了证据种类中。2015年2月4日最高人民法院发布的一份司法解释显示,网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息均可以视为民事案件中的证据。作为“新兴”证据的电子证据,它有着与传统证据不同的一些特征:第一,电子证据与其他证据相比技术含量高,可以反复重现。如果没有外界的蓄意篡改或差错的影响,它很少受主观因素的影响具有较强的证明力。第二,电子数字设备在正常运行状态下的运算、发送、接收、存储和演示均严格遵循系统设定的固定的程序,从而较传统的证据表现形式更具备客观公正性。第三,电子证据的产生、存储和传递必须依赖于特定的介质,有相应的播放、显示设备才能从存储状态到为人所感知,才能为法庭所认可和采信。而电子证据所依赖的系统环境如果发生变化,电子证据也可能无法显现或者显现错误的信息。在这点上正是电子证据的弱点,直接削弱了它的证明力度,给证据的认定带来困难。第四,电子数据的登记、处理、传输的资料信息均以电磁浓缩的形式储存,数据容易被人为改变,而且这种数据电文的修改简单、不易留下痕迹。电子数据的以破坏性的特征会使电子证据无法反映真实的情况。

      虽然电子证据具有容易伪造或易被篡改而不留痕迹的特征,但对方当事人对电子证据表示异议的,仍应提出反驳证据,或有相反证据否定电子证据证明的事实,足以否定电子证据的可采信,否则法院可以结合案件的其他事实、证据,判定该电子证据的可采性和证明力的大小。

      一般来说,电子邮件作为电子证据,它的证据证明力涉及以下几个内容:(1)电子邮件的生成,如生成邮件的系统是否处于正常的控制状态下,是否有可能有他人冒用发件人名义发送邮件等;(2)电子邮件的存储,如电子邮件的服务商是否公正独立等;(3)电子邮件的传输,如电子邮件的传递、接收技术手段是否安全、可靠等;(4)电子邮件的证据收集,如收集证据的过程是否符合法律程序规定等;(5)电子邮件是否保持原样,如分析电子邮件是否伪造等。在庭审中,提出和搜集电子邮件的方式有:举证责任方自己搜集提取的电子邮件、举证责任方申请法院保全证据,法院依法提取的电子邮件、举证责任方申请公证的电子邮件、在仲裁或庭审活动时,当事人当庭登录邮件服务器查看的电子邮件等。

      对于如今推广无纸化办公的企业来讲,对于使用和管理电子证据,建议要做到两“化”,转化和强化。在涉及员工切身利益和可能发生争议的关键问题(如辞职、违纪检讨书、申请加班记录、请假等)时,尽可能以纸质书面形式出现。如果重要的协议、需要对方确认的文书,虽然以电子邮件形式发送,也最好打印出来让员工签字确认,必要时进行公正,避免未来发生纠纷时再取证。涉及电子邮件举证时,将公司的电子邮箱使用规定,邮箱地址的归属证明、登记备案、其他书证、视频资料等,和电子邮件这份证据相互组合印证使用。

      电子证据,具有非常强的专业性,企业HR在日常工作中不需要了解那么专业的知识。但是,由于电子证据在平时工作中运用得越来越广泛,甚至在法庭上会作为呈堂证供,所以还是需要对如何取证、如何保留证据做到心中有数。

附件:C2017-09-13劳权周刊四01